Dengan melakukan pendaftaran pada sistem ini, pengguna memberikan persetujuan kepada pengelola sistem untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menggunakan data pribadi yang diberikan melalui formulir pendaftaran.
Data yang dapat dikumpulkan antara lain:
Data pribadi digunakan untuk keperluan pembuatan akun, verifikasi identitas, penyelenggaraan layanan, komunikasi terkait layanan, serta keperluan administrasi yang berkaitan dengan penggunaan sistem.
Data pribadi akan disimpan selama diperlukan untuk penyelenggaraan layanan atau selama periode yang ditentukan oleh kebijakan pengelola sistem dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Persetujuan penggunaan data khususnya dokumen KTP berlaku selama pengajuan aktif sampai dengan 1 (Satu) tahun sejak tanggal pengajuan selesai ataupun ditolak, kecuali terdapat ketentuan lain yang mengharuskan data disimpan lebih lama.
Pengelola sistem melakukan upaya yang wajar untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data pribadi pengguna serta mencegah akses, penggunaan, perubahan, atau pengungkapan data secara tidak sah.
Dalam rangka penyelenggaraan layanan elektronik, data dan dokumen yang disampaikan oleh pengguna, termasuk dokumen identitas seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), dapat disimpan dan diproses pada infrastruktur teknologi informasi yang disediakan oleh pihak ketiga, termasuk penyedia layanan web hosting.
Pengadilan Negeri Malang senantiasa berupaya menerapkan langkah-langkah pengamanan yang wajar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk melindungi data dan dokumen pengguna dari akses, penggunaan, perubahan, pengungkapan, atau pengelolaan yang tidak sah.
Namun demikian, Pengadilan Negeri Malang tidak memiliki kendali penuh terhadap seluruh aspek keamanan infrastruktur yang dikelola oleh pihak ketiga. Apabila terjadi insiden keamanan, termasuk kebocoran atau akses tidak sah terhadap data dan dokumen pengguna, yang secara langsung disebabkan oleh kelalaian, kelemahan, gangguan, atau celah keamanan pada infrastruktur atau sistem pihak ketiga yang berada di luar kendali Pengadilan Negeri Malang, maka penanganan dan pertanggungjawaban atas aspek keamanan infrastruktur tersebut menjadi tanggung jawab pihak ketiga sesuai dengan ketentuan dan perjanjian yang berlaku.
Pengguna dapat mengajukan permintaan terkait akses data pribadinya sesuai dengan ketentuan dan mekanisme yang berlaku pada pengelola sistem.
Dengan mencentang kotak persetujuan pada halaman pendaftaran, pengguna menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui penggunaan data pribadi sesuai dengan kebijakan ini.